هزینه‌های خدمات فناوری اطلاعات در صورت برونسپاری

 

ICTPRESS - ماموریت فناوری اطلاعات در سازمان‌ها، پشتیبانی از فرآیندهای اصلی کسب و کار است.

برای نیل به این منظور براساس نیازهای فرآیندهای کسب و کار مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی تهیه شده و در خدمت بخش‌های عملیاتی سازمان‌ها قرار می‌گیرد. بخشی از این فرآیندها ممکن است فرآیندهای حیاتی سازمان بوده و سازمان‌ برای بقا و حضور در عرصه رقابت به آنها متکی باشد. برونسپاری چنین فعالیت‌هایی برای تهیه توسعه و پیاده سازی سیستم اطلاعاتی یا برنامه کاربردی ممکن است، دانش و تجربه سازمان را در زمینه فرآیند مذکور به خارج از سازمان منتقل نکرده و مزیت رقابتی سازمان از دست رود. البته براساس قوانین محرمانگی، پیمانکار حق استفاده از برنامه تولید شده برای یک مشتری خاص در نزد سایر مشتریان را ندارد. ولی به هر حال دانش فرآیند در نزد پیمانکار باقی خواهد ماند و او ممکن است براساس دانش مذکور اقدام به ایجاد سیستم‌ مشابهی برای یکی از رقبا کند، بنابراین برخی از افراد برونسپاری فرآیندها و سیستم‌هایی که برای سازمان مزیت رقابتی به همراه دارد را چندان درست نمی‌دانند.
به گزارش خبرنگار ICTPRESS ، یکی از مزایای برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات، شناسایی و تمرکز بر نیازها است. تا قبل از ورود پیمانکار به سازمان، شاید تصور دقیقی از نیازهای سازمان در زمینه فناوری اطلاعات وجود نداشته باشد، لیکن با حضور پیمانکاران و تعیین وظایف پیمانکار در قالب قرارداد سطح خدمات، به نوعی در خصوص نیازهای فناوری اطلاعات شرکت نیز نیاز سنجی شده و اطلاعات مفیدی گردآوی و مستند می‌شود. با برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات اقداماتی از جمله « شناسایی خدمات مورد نیاز، تعیین ابزارهای سنجش این خدمات ، داده‌های مرتبط با این خدمات گردآوری شده و گزارش می‌شود‌ و با بهره‌گیری از این داده‌ها طی سال‌های مختلف، روندهای سازمان در زمینه خدمات فناوی اطلاعات مشخص شده و برای برنامه‌ریزی‌های آتی مورد استفاده قرار می‌گیرد» در خصوص شناسایی و مستندسازی نیازمندی‌های صورت می‌گیرد.
گفتنی است؛ پیمانکاران به لحاظ تجربه و تخصص خود در زمینه ارائه خدمات فناوری اطلاعات، می‌توانند مدیریت بخش سیستم‌های اطلاعاتی را در اداره بهتر و کاراتر واحد خود یاری کنند، پیمانکاران بهترین فرآیندهای عملیاتی مدیریتی فناوری اطلاعات را شناسایی کرده و به صورت کارا در خدمت دهی به مشتریان خود بکار می‌گیرند. مشتریان نیز به مرور با این فرآیندها آشنا شده و حتی می‌توانند فرآیندهای مدیریتی و عملیاتی فناوری اطلاعات را براساس تجربیات پیمانکاران، به روز کنند. پیمانکاران همچنین با ارائه اطلاعات و گزارش‌های به روز در خصوص وضعیت فناوری اطلاعات سازمان، مشتریان خود را در تصمیم گیری در خصوص وضعیت فناوری اطلاعات و برنامه های توسعه آینده یاری می‌کنند. پیمانکاران همچنین ممکن است پیشنهاداتی در خصوص بهبود وضعیت فناوری اطلاعات در سازمان ارائه دهند که می‌تواند برای مشتریان مفید واقع شود. مدیران بخش فناوری اطلاعات می‌توانند با آشنایی با ابزارهای مدیریتی و عملیاتی پیمانکاران در خصوص مدیریت خدمات فناوری اطلاعات، به مدیریت موثر هزینه‌های خدمات فناوری اطلاعات بپردازند.
باید گفت؛ بسیاری  مدیرانی که از راهبرد برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات پیروی کرده‌اند، اذعان دارند که این راهبرد می‌تواند هزینه‌های خدمات فناوری اطلاعات را کاهش دهد. لیکن تاکنون کمتر به این قضیه پرداخته شده است که بدون برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات، سازما‌ن‌ها با چه هزینه‌هایی رو به رو هستند. یکی از منافع برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات، کنترل و مدیریت هزینه‌ها است که این امر ممکن است به صورت‌های ذیل محقق شود:
_از آنجا که پیمانکار در کسب و کار خود به کارایی می‌اندیشید، به دنبال پیروی از یک نظام کنترل هزینه است که مشتریان کمتر به آن می‌پردازند.
_به علت اینکه هزینه‌های خدمات فناوری اطلاعات در صورت برونسپاری به روشنی مشخص می‌شود، یک شفافیت در خصوص هزینه‌های فناوری اطلاعات در سازمان بدست آمده ومی‌توان هزینه‌های پیدا و پنهان آن را تعیین کرد.
_کارکنان و نیروی متخص پیمانکار، زمانی بکار گرفته می‌شوند که به حضور آنها احساس نیاز شود. از این رو با سرشکن کردن نیروی انسانی بین چندین مشتری، هزینه‌های نیروی متخص فناوری اطلاعات برای هر یک از مشتریان کاهش می‌یابد. این مورد در خصوص سایر منابع فناوری اطلاعات نیز صادق است. از این رو پیمانکاران درزمان نیاز، منابع را به کار می‌گیرند و مدیریت موثرتری بر منابع اعمال می‌شود، پیمانکاران در این حالت از قانون صرفه به مقیاس استفاده می‌کنند.
با برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات، هزینه‌های فناوری اطلاعات در سازمان شفاف می‌شود. تمامی هزینه‌های منابع فناوری اطلاعات اعم از نیروی انسانی، تجهیزات و لوازم یدکی به صورت منظم ثبت شده و گزارش می‌شود، برخی از متخصصان فناوری اطلاعات اعتقاد دارند که برونسپارس یک تصمیم تاکتیکی و عملیاتی برای مدیریت هزینه‌ها نیست. بلکه یک تصمیم استراتژیک در این خصوص به شمار می‌رود.
کیفیت خدمات
کیفیت خدمات، یکی از اهداف اصلی پیمانکاران برونسپاری است. علت این امر نیز رقابت بین پیمانکاران مختلف است. پیمانکاران خدمات فناوری اطلاعات برای ارتقای سطح کیفی خدمات خود از استانداردها و چارچوب‌هایی مانند ITIL بهره می‌گیرند. به علاوه برخی از پیمانکاران نیز با استاندارد نمودن فرآیندهای مرتبط با فناوری اطلاعات و کنترل و ارزایابی مداوم این فرآیندها، در راستای افزایش کیفیت خدمات خود قدم بر می دارند. کسب رضایت مشتری، یکی از عوامل موفقیت و بقا در صنعت برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات است که پیمانکاران برتر همواره برای نیل به این هدف تلاش می‌کنند.
افزایش ظرفیت و توانمندی‌های فناوری اطلاعات سازمان
یکی از چالش‌هایی که سازمان ها در مدیریت خدمات فناوی اطلاعات با آن رو به رو هستند، افزایش ظرفیت و توسعه توانمندی‌های فناوری اطلاعات برای همراهی بانیازهای سازمان است. این امر ممکن است برای سازمان به سادگی و در زمان اندک قابل تحقق نباشد. لیکن پیمانکاران برونسپاری با دسترسی به منابع فناوری اطلاعات و با بهره‌گیری از دانش و تخصص، می‌توانند به سرعت نسبت به افزایش ظرفیت‌های فناوری اطلاعات درسازمان اقدام نمایند. این امر مقیاس پذیری و انعطاف پذیری فناوری اطلاعات در سازمان‌ها‌را افزایش داده و سازمان‌ها را در مواجهه با تغییرات اساسی و سریع یاری می‌رساند.
امکان بازخواست پیمانکار
شرکت ها با برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات، نوعی حق را برای خود پدید می‌آورند تا براساس آن در صورت قصور و یا اختلال، شرکت‌های پیمانکار را بازخواست کرده  و حتی ادعای خسارت نیز کنند. این مورد در خصوص واحد فناوری اطلاعات و کارشناسان داخلی سیستم‌های اطلاعاتی صادق نیست و عمدتا در موارد اشتباه این افراد، تنها توبیخ و یا تنبیه عاید آنها خواهد شد. شرکت هیچ‌گونه خسارتی دریافت نخواهد نمود. پیمانکاران براساس قرارداد سطح خدمت، در مقیاس مشتریان مسئول بوده و در موارد اختلال و اشتباه باید خسارت‌های مشتریان را جبران نمایند.
معایب برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات
برونسپاری خدمات فناوی اطلاعات اگرچه مزایای بسیاری برای سازمان‌ها به همراه داشته، لیکن همواره مدیران را با دغدغه‌هایی از جمله خطرات واگذاری امور به خارج از سازمان و کاهش سطوح کیفی خدمات رو به رو کرده است. ازاین رو بررسی دقیق مدیریتی، سازمانی، مالی و فنی این راهکار در سازمان‌ها ضرورت می‌یابد. در کشور ما به علت کمبود نیروی متخصص فناوری اطلاعات و هزینه‌های بالای نگهداری سخت افزار و نرم افزار، بسیاری از سازمان‌های بزرگ خصوصا سازمان‌های دولتی بخش عمده‌ای از خدمات فناوری اطلاعات را به بیرون از سازمان واگذار کرده‌اند. اطلاع از موانع و مشکلات برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات در این سازمان‌ها مدیران را در تصمیم گیری بهتر در این زمینه یاری می‌‌کند.
مشکلات تغییر
برونسپاری بخشی یا تمام خدمات فناوری اطلاعات به پیمانکار خارج از سازمان، طی یک فرآیند تغییر رخ می‌دهد. این تغییرات ممکن است سازمان را دستخوش مشکلاتی کند، کار کرد با پیمانکار جدید به منزله تغییر برخی از رویه‌ها و سیستم‌ها است که کارکنان داخلی برای کار با این سیستم‌ها، باید آموزش‌های لازم را فرا گیرند. در برخی از موارد ممکن است کارکنان به راحتی با شرایط جدید هماهنگ نشده و مشکلاتی را بوجود آورند. تغییرات پیمانکاری از لحاظ فنی نیز ممکن است اختلالاتی را در انتقال داده‌ها به سیستم‌های جدید و تنظیمات شبکه‌های ارتباطی ایجاد کند. برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات، در بخش سیستم‌های اطلاعاتی نیز تغییرات زیادی را به همراه خواهد داشت. کارشناسان سیستم‌های اطلاعاتی درون سازمان از یک نیروی اجرایی به یک نیروی نظارتی تبدیل می‌شوند. همچنین ممکن است برونسپاری با تعدیل نیروی انسانی در بخش فناوری اطلاعات نیز همراه باشد.
مشکلات تخمین هزینه‌های برونسپاری
برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات بخشی از هزینه‌های فناوی اطلاعات در سازمان‌ها را کاهش می‌دهد. در برخی از موارد خصوصا در موارد استفاده از خدمات چند پیمانکار به صورت همزمان، تخمین دقیق هزینه‌های برقراری ارتباط و هماهنگی با پیمانکاران میسر نیست. چه بسا که این هزینه از هزینه‌ مدیریت و هماهنگی واحد فناوری اطلاعات خود سازمان، بیشتر باشد. در این برآورد هزینه باید هزینه کنترل و نظارت بر عملکرد پیمانکار نیز لحاظ شده تا بتوان تحلیل دقیقی از منافع و هزینه‌های برونسپاری خدمات ارائه کرد.
مشکلات فرهنگی
پیمانکاران و کارشناسان آنها به نوعی یک عامل خارجی برای سازمان به شمار می‌روند و اگر با فرهنگ سازمانی مشتری آشنایی نداشته باشند، ممکن است که حضور آنها برخوردهایی را بوجود آورد. کارشناسان سیستم‌های اطلاعاتی مشتری نیز، باید آمادگی برقراری ارتباط و همکاری با پیمانکار را داشته باشند. شناخت فرهنگ سازمانی مشتری و تطبیق خود با آن، بهترین راه‌حل برای مرتفع نمودن مشکلات فرهنگی و برونسپاری است.